Access-, Excel-Lösung ablösen

Eine Vielzahl von Gründen kann eine rasche Ablösung (auch als Migration bezeichnet) durch eine neue App erzwingen:

• Verwendung und Pflege aufwändig & fehleranfällig: Das Excel-Sheet oder die Anwendung sind über die Jahre immer grösser und komplexer geworden. Dadurch ist deren Struktur nicht mehr ideal, deren Verwendung und Pflege ist daher aufwändig und fehleranfällig geworden.
• Sicherheit: Ein Verlust von Daten muss professionell verhindert werden und im Katastrophenfall (Verlust der Daten) müssen die Daten innert sinnvoller Frist wieder hergestellt werden können.
• Datenschutz: Die Daten oder Teile davon sollten nicht durch alle eingesehen werden können.
• Fehler in Excel: Bei der Bearbeitung von Daten und Formeln in Excel werden immer wieder Fehler begangen. Gemäss Erfahrung sind z.B. 2.5% aller Excel-Felder mit fehlerhaften Daten oder Formeln befüllt.
• Mehrbenutzerbetrieb: Es sollen mehrere Personen gleichzeitig mit den Daten arbeiten können, ohne sich gegeseitig zu behindern.
• Cloud-Lösung: Die Lösung soll neu in der Cloud betrieben werden. Dadurch ist deren Verwendung ortsunabhängig möglich und die Pflege der Infrastruktur (Server und Software) kann durch externe Experten preisgünstig erfolgen.
• Geänderte Vorschriften: Die Software genügt den internen oder externen Regeln nicht mehr (Compliance, Revision, Zugriffsregelungen, Backup, Historisierung, Tracking, Datensicherheit, etc.).
• Geschwindigkeitsprobleme: Die verwalteten Datenmengen sind nur noch mühsam zu bearbeiten und konsistent (fehlerfrei) zu halten. Auch die korrekte Verknüpfung der Daten wird zunehmend schwieriger.
• Veraltet: Die Software ist über die Jahre gewachsen und ist wichtig geworden, ist aber nicht mehr zeitgemäss.
• Mangelnde Personalressourcen: Die Person, welche die Software entwickelt hat, ist nicht mehr verfügbar oder hat nicht die notwendigen Ressourcen den sicheren Betrieb der Software zu gewährleisten.
• Teure Erweiterungen: Eine Erweiterung der Software wird gewünscht, ist aber sehr teuer. Lohnt sich die Investition in die alte Software noch?
• Web-Lösung: Die Lösung soll zusätzlich auch im Webbrowser verwendet werden können.
• Support-Ende: Der Support der verwendeten Software-Version durch den Hersteller wird oder wurde eingestellt.
• Integration von Kunden: Kunden sollen in die Lösung eingebunden werden (z.B. mittels Webbrowser-Lösung).

Eine betriebswirtschaftliche Kosten/Nutzen-Betrachtung ist sicher hilfreich, kann auch bereits Grund genug sein, eine bestehende Anwendung abzulösen, genügt aber nicht. Diese Frage muss aus betriebswirtschaftlicher Sicht und unter Berücksichtigung von Risiken und rechtlichen Rahmenbedingungen, betrachtet werden. Es müssen daher auch Fragen wie die Folgenden beachtet werden:

Was passiert, wenn...

• die Applikation für eine bestimmte Zeit z.B. 5 Minuten oder für immer nicht verwendet werden kann.
• die Daten verloren gehen oder zerstört werden (einer bestimmten Periode/teilweise oder vollständig).
• Fehler/Probleme auftreten (Programmfehler/Hardware/Virus/Hacker).
• Daten durch Unbefugte eingesehen, gelöscht oder gestohlen werden.

Dabei sollte für jede dieser Fragen, nebst unterschiedlichen Schweregraden (z.B. für 5 Minuten, für 1 Stunde, etc.) auch überlegt werden, wer oder was (Aufgabenerfüllung, materieller Schaden, Personen, rechtliche Folgen, Ansehen) davon wie (unbedeutend bis katastrophal) betroffen ist. Tritt zum Beispiel bei vollständigem, irreparablem Datenverlust ein materieller Schaden von Fr. 100'000 ein, kann sich schon allein deswegen eine proaktive Ablösung lohnen.

Haben Sie mehrere abzulösende Anwendungen, hilft eine Gewichtung der Fragen, der Kriterien und der Schweregrade die Arbeiten sinnvoll zu priorisieren.

Bei einer Ablösung handelt es sich um ein Informatik-Projekt (Migrationsprojekt). Es kommen daher in einem solchen Projekt die gängigen Methoden und Werkzeuge des Software-Reengineerings zum Zug. Kritisch zu hinterfragen ist, ob ein Ablösungsprojekt mit agiler Vorgehensmethodik durchgeführt werden soll, denn die bestehende Lösung liefert schon zu Beginn des Projektes eine mehr oder weniger vollständige Spezifikation des Zielsystems. Eine solche Ablösung sollte also zu Beginn eine vertiefende Analyse durchführen. Ganz grob lässt sich folgendes Vorgehen empfehlen:

1. Initialisierung:
   Grobe Untersuchung der bestehenden Anwendung und der Erwartungen. Daraus lässt sich eine erste, grobe Schätzung des Projektumfangs und der Kosten ableiten.
2. Ist- und Bedürfnis-Analyse:
   Die bestehenden Anwendungen sind meist komplexer als zunächst erwartet. Eine exakte Analyse daher äusserst wichtig. Die gewonnenen Erkenntnisse werden dann mit den heutigen Erwartungen an die neue App abgeglichen. Aus diesen Kenntnissen lässt sich eine Lösungsempfehlung ableiten, sowie eine ausgereiftere Kostenschätzung.
3. Implementation und Migration:
   Die neue App wird iterativ erarbeitet. Parallel dazu muss die Übernahme der bestehenden Daten in die neue App vorbereitet werden. In regelmässigen Abständen und zum Abschluss der Phase kann die neue App durch den Auftraggeber getestet werden. Bei einer Ablösung, bei der der Funktionsumfang mehrheitlich identisch bleibt, sind Regressionstest ein geeignetes Mittel um die Migration in erstklassiger Qualität durchzuführen.
   Gegen Ende der Phase werden die zukünftigen User geschult, damit der Übergang möglichst ohne Reibungen verläuft.
4. Inbetriebnahme:
   Für die Inbetriebnahme muss die notwendige Infrastruktur (Server, Datenbanksysteme) bereitgestellt werden (inkl. Backup, Berechtigungen, etc.).
   Ist die neue App einsatzbereit, werden die Daten migriert.

Wer die Wahl hat, hat die Qual. Legen Sie die Kriterien fest, welche ihr zukünftiger Partner erfüllen muss und starten Sie das Auswahlverfahren. Holen Sie Referenzen von ähnlichen Projekten ein. Eine kleine Auswahl möglicher Kriterien:

• Kenntnisse in der Technologie des abzulösenden Systems
• Geeignetes Know-how zum Erstellen der neuen App
• Supportleistungen und Reaktionszeiten
• Standort (kurze Wege sind hilfreich)
• Erfahrung in Ablösungsprojekten und entsprechende Referenzen
• Bietet der Hersteller Software Escrow

Mit dem Posity-Design-Studio (unserem betriebseigenem Tool) lassen sich Excel-Anwendungen, Datenbank-Anwendungen (wie z.B. Access-Anwendungen) und SQL-Forms-Anwendungen sorgenfrei, rasch und zwei bis drei Mal günstiger ersetzen. Unsere langjährige Erfahrung in Ablösungsprojekten garantieren Ihnen die erfolgreiche Durchführung (auch zum Fixpreis).

Da alle unsere Kunden die Posity-Plattform gemeinsam nutzen, veraltet Ihre Software nicht mehr. Ihre Software-Basis wird dadurch ohne Wartungskosten regelmässig erneuert und laufend mit neuen Funktionen ergänzt.

Dank integrierter Funktionen erhält man ausserdem automatisch, ohne Mehrkosten eine ganze Palette neuer Möglichkeiten, wie z.B.:

• Mehrbenutzerbetrieb
• Mehrsprachenfähigkeit
• Parallele Nutzung als Windows-App und als Webbrowser-App
• Reportgenerierung (Word, Excel, Pdf, etc.)
• Zeitzonen
• Komplexe Nummernbereiche
• Rechteverwaltung
• Audit-Trail, Historisierung
• Verschiedene Umgebungen, z.B. Test- und Schulungsumgebungen
• Integrierte Software-Verteilung
• Automatische Fehler- und Leistungsüberwachung
• Maschinelle Erstellung und Pflege der Infrastruktur
• Ausgereifte Sicherheitskonzepte (Rechteverwaltung, Verschlüsselung, Schutz vor Hackern, etc.)

Die Posity AG hat im 2019 die Aktivitäten der Softline Intra AG übernommen.

Kunden und Software-Anwendungen die durch die Softtline Intra AG betreut wurden, werden seither durch die Posity AG betreut.

Durch den Wechsel aller Mitarbeitenden von der Softline Intra AG zur Posity AG wurde ein reibungsloser Übergang sichergestellt.